Was ist eine „elektronische Unterschrift“ („firma electrónica“/„certificado electrónico“/ „certificado digital“) und was nützt es, eine zu haben?


Leider wissen aus meiner Erfahrung viele Leute in Spanien nicht, was eigentlich eine sog. „elektronische Unterschrift“ (auf Spanisch: „firma electrónica“ oder auch „certificado electrónico“ bzw. „certificado digital“) ist und wie extrem nützlich diese sein kann. Damit das nicht so bleibt, hier mein Artikel zum Thema.

Artikel vom: 12.10.2020

 

Spanien ist ziemlich fortschrittlich, was den Einsatz von elektronischen Mitteln angeht. Damit meine ich, dass man fast alle Behördendinge online erledigen kann, ohne selber zum jeweiligen Amt gehen zu müssen.

Man kann online z.B. seinen Antrag auf Arbeitslosengeld einreichen, prüfen, wie hoch die aktuell angesammelten Rentenansprüche sind, prüfen, welche postalische Anschrift beim Finanzamt hinterlegt ist, sowie einsehen, wie der Bearbeitungsstand von Anträgen oder Widersprüchen aller Art ist, die man eingereicht hat.

 

Natürlich gibt es einige Leute, die gerne alles persönlich machen, was auch seine Vorteile hat, weil man im Gespräch mit dem jeweiligen Beamten sicher die Angelegenheit besser versteht und auch besser erklären kann, was man eigentlich will (dazu muss man Spanisch können und sich nicht von der manchmal etwas unfreundlichen Art der Beamten abhalten lassen).

 

Aber: die spanischen Behörden „zwingen“ die Bürger in vielen Fällen, Ihre Angelegenheiten online zu regeln (z.B. Selbständige müssen auf elektronischem Weg mit Finanzamt und Sozialversicherung kommunizieren, persönlich irgendetwas einzureichen ist nicht möglich). Auch wenn man zur Sozialversicherung geht, um z.B. eine Bescheinigung über die Zeiträume zu erhalten, in denen man gearbeitet hat, bekommt man diese nicht von einem Beamten, sondern dort sind Computer vorhanden, an denen man sich selbst diese Bescheinigung ausdrucken soll. 

1.) Wie kann man seine Behördengänge online erledigen?

Um seine Angelegenheiten gegenüber den spanischen Behörden direkt online erledigen zu können, muss man sich online ausweisen, d.h. man braucht eine eindeutige Identifikationsmöglichkeit.

 

Dafür gibt es in Spanien:

  • den elektronischen Ausweis (DNI electrónico),
  • ein Authentifikationsverfahren über Passwort und PIN-Nummer, sog. „Cl@ve PIN“ oder auch „Cl@ve permanente“ und
  • die elektronische Unterschrift, sog. „firma electrónica“ oder „certificado electrónico/digital“.

Ohne eine solche eindeutige Identifikation ist es unmöglich, auf persönliche Informationen zuzugreifen oder diese zu übermitteln.

2.) Was ist eine „firma electrónica“ im Unterschied zu Cl@ve PIN etc.?

  • Der elektronische Ausweis („DNI electrónico“) ist an den spanischen Ausweis geknüpft, d.h. dieser kommt nur für Spanier in Frage.
  • Cl@ve PIN und Cl@ve Permanente sind Authentifizierungsmöglichkeiten, die in etwa so wie Online-Banking funktionieren. Man gibt zuerst ein Passwort ein und muss dann noch einen PIN einfügen, den man per SMS geschickt bekommt. Man braucht also immer ein Handy. Um sich für diese Authentifizierungsverfahren anzumelden, muss man einmal persönlich zum Finanzamt oder zur Sozialversicherung.
  • Die elektronische Unterschrift („firma electrónica“ oder „certificado electrónico“) ist ein Zertifikat, das man auf dem Computer im Internetbrowser installiert. Wenn man dann eine Internetseite öffnet, auf der man sich ausweisen soll, öffnet sich automatisch ein Pop-up-Fenster, und man klickt seine elektronische Unterschrift an und bestätigt und dann ist es so, als hätte man selbst unterschrieben. D.h. hier gibt es keine PIN per SMS, man braucht also kein Handy (aber dafür einen PC), und man muss aufpassen, dass nicht jemand anderes unbefugt die eigene elektronische Unterschrift verwenden kann. Um diese Authentifizierungsmöglichkeit nutzen zu können, muss man ebenfalls einmal persönlich zum Finanzamt oder zur Sozialversicherung.

3.) Was ist besser: „Certificado digital“ oder Cl@ve PIN etc.?

Ich finde die elektronische Unterschrift (certificado electrónico) besser (das ist aber meine persönliche Meinung).

Diese kann man fast bei allen Ämtern benutzen. Der einzige Nachteil ist, dass man sie nicht am Handy nutzen kann. Aber seine Steuererklärung oder irgendwelche Behördenanträge macht man denke ich sowieso eher am Computer und nicht am Handy, weil der Bildschirm größer ist.

Dazu kommt, dass insbesondere Ausländer, die nur eine Zeitlang in Spanien leben, später ihre spanische Handynummer nicht mehr haben. Auch wenn man in Spanien die Handynummer wechselt, hat man mit Cl@ve PIN ein Problem.

4.) Wer sollte sich eine elektronische Unterschrift zulegen?

Ich empfehle jedem Ausländer in Spanien, sich eine elektronische Unterschrift zu beschaffen. Die Spanier bekommen mit dem normalen Ausweis sowieso die Möglichkeit, diesen auch zur Online-Identifikation zu nutzen (DNI electrónico), daher mein Apell insbesondere an Nichtspanier.

Ich empfehle auch jedem Ausländer, der nicht in Spanien lebt, aber hier z.B. eine Immobilie hat, sich eine solche elektronische Unterschrift als Online-Ausweismöglichkeit zuzulegen.

5.) Warum sollte man sich elektronisch ausweisen können? Was bringt das?

a) Wer in Spanien lebt, kann sich viel Zeit und Ärger sparen, wenn er Behördendinge online erledigen kann.

Behörden in Spanien haben meist Mo-Fr von 9-14 Uhr geöffnet und man braucht für fast alles einen Termin.

Aber wer hat schon immer zw. 9-14 Uhr Zeit? Und wer in der jetzigen Situation mit den Einschränkungen wg. der Corona-Krise schon einmal versucht hat, einen Termin zu bekommen, weiß, dass das ein ziemlich aussichtsloses Unterfangen ist…

Da ist es doch besser, man kann alles bequem vom PC aus erledigen und Fristen einhalten, weil man nicht auf den nächsten verfügbaren Termin warten muss.

 

Was kann man z.B. online erledigen? 

  • Steuererklärungen einreichen,
  • bei Behörden Anträge stellen und Widersprüche einlegen (z.B. Finanzamt, Sozialversicherung, Arbeitsamt),
  • sich bei der Stadt an- oder ummelden (Meldebehörde),
  • etwas beim Katasteramt einsehen oder ändern,
  • sich für städtische Sportkurse oder Weiterbildungen anmelden,...

b) Man kann damit problemlos eine Vollmacht erteilen und seine Behördengänge von jemandem anders erledigen lassen.

Sogar wenn man sich nicht selbst um seine Angelegenheiten ggü. dem Finanzamt, der Sozialversicherung oder dem Arbeitsamt etc. kümmern kann oder möchte, ist eine elektronische Identifikation die perfekte Möglichkeit, online eine Vollmacht zu erteilen und einen Vertreter zu ernennen (ansonsten muss man dafür wiederum persönlich beim jeweiligen Amt vorbeischauen…).

c) Wer nicht in Spanien lebt, aber mit öffentlichen Stellen in Spanien zu tun hat (z.B. Ferienhaus in Spanien), sollte sich erst recht schnellstens eine elektronische Authentifizierungsmöglichkeit zulegen.

Diese erleichtert es extrem, auf Nachrichten vom Finanzamt, von der Stadt (Grundsteuer, Müllbfuhr,…) oder vom Grundbuch oder dem Katasteramt zuzugreifen. Und sie eignet sich hervorragend, um für all das einen Vertreter einzusetzen, ohne dafür persönlich nach Spanien reisen zu müssen und ohne einen Notar hinzuzuziehen.

d) Einen eigenen Punkt möchte ich Ausländern widmen, die zum ersten Mal in Spanien ihre Einkommensteuererklärung machen wollen (oder müssen).

Ein typisches Problem ergibt sich, wenn man als Ausländer das erste Mal eine Einkommensteuererklärung in Spanien machen will oder muss.

Egal, ob man selbst auf seine Daten zugreifen und die Erklärung vorbereiten und einreichen möchte, oder ob man einen Steuerberater damit beauftragen möchte, man braucht in jedem Fall zwingend eine sog. „Referenznummer“ (span. „número de referencia“).

Um diese zu erhalten, muss man verschiedene persönliche Daten eingeben. Aber selbst damit klappt es nicht unbedingt, die Referenznummer zu generieren. Die einzige Möglichkeit, diese zu erhalten, ist dann, selbst zum Finanzamt zu gehen. Während der Abgabeperiode ist es aber meist schwierig, kurzfristig (oder überhaupt) einen Termin zu bekommen.

 

Wenn man dagegen bereits über eine elektronische Ausweismöglichkeit verfügt, kann man die Referenznummer problemlos generieren und schafft damit überhaupt erst die Möglichkeit, die Steuererklärung vorzubereiten. 

6.) Wie bekommt man eine elektronische Unterschrift („certificado electrónico“)?

Nachdem ich hoffentlich deutlich gemacht habe, dass es superpraktisch und extrem nützlich ist, wenn man eine elektronische Unterschrift hat, stellt sich nur noch die Frage, wie man diese beantragt.

 

Wie fast immer gibt es die Möglichkeit, sich selbst darum zu kümmern, oder es von einem Bevollmächtigten erledigen zu lassen.

a) selbst ein "certificado digital" beantragen:

Wer Spanisch kann und Zeit hat, kann sich selbst um die Beantragung seiner elektronischen Unterschrift kümmern, hier findet man nähere Informationen zum Thema. Wer im Ausland lebt, kann die Beantragung über ein spanisches Konsulat durchführen.

b) eine elektronische Unterschrift über einen Vertreter beantragen lassen:

Wessen Spanisch (noch) nicht so gut ist, oder wer im Ausland lebt, kann seine elektronische Unterschrift auch über einen Vertreter beantragen lassen. Gerne können Sie sich dafür an mich wenden!


Fazit: eine elektronische Unterschrift (certificado electrónico) zu haben, ist Gold wert!

Mit diesem Artikel wollte ich die Vorteile zeigen, die es hat, wenn man eine elektronische Unterschrift hat.

Vor allem für Ausländer in Spanien und Personen, die im Ausland leben, aber in Spanien Interessen haben (z.B. eine Immobilie), ist es praktisch, über eine solche elektronische Identifikationsmöglichkeit zu verfügen. 

 

Damit kann man seine Referenznummer für die Einkommensteuererklärung generieren, Steuererklärungen aller Art einreichen, Änderungen seiner Situation direkt online anzeigen. Viele Behörden, sei es die spanische Sozialversicherung, das Finanzamt, das Arbeitsamt, das Katasteramt, und auch alle städtischen Organismen (Empadronamiento, städtische Fortbildungs- oder Sportkurse, ...) bieten die Möglichkeit, sich online auszuweisen und damit seine Behördengänge online zu erledigen. 

 

Sie finden, das hört sich super an, möchten sich aber nicht selbst darum kümmern? Dann melden Sie sich bei mir, ich helfe Ihnen bei der Beantragung Ihrer elektronischen Unterschrift!

 

Sie haben noch Fragen zum Thema? Dann schreiben Sie mir und vereinbaren Sie einen Beratungstermin!

Gerne stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. So einfach geht das.